Automatización de facturas con IA integrada en ERP
El reto
El departamento de administración recibía diariamente facturas de proveedores que debían revisarse manualmente antes de registrarlas o validarlas dentro del ERP.
Cada documento requería comprobar importes, tarifas, conceptos y condiciones, lo que suponía un proceso repetitivo, propenso a errores y que consumía una gran cantidad de tiempo del equipo administrativo.
La empresa necesitaba automatizar este proceso sin perder el control sobre aquellas facturas que realmente requerían una revisión manual.
La solución
Desarrollamos una solución de automatización documental que trabaja en segundo plano y se integra directamente con el correo electrónico, el ERP y las tarifas internas de la empresa.
El sistema es capaz de:
- Detectar automáticamente los correos que contienen facturas.
- Identificar y procesar los documentos adjuntos.
- Extraer la información relevante de cada factura.
- Validar automáticamente importes y condiciones según las tarifas configuradas en el ERP.
- Registrar o preparar la información para su integración.
- Enviar un correo automático al departamento de administración indicando si la factura es correcta o necesita revisión.
Todo el proceso se realiza sin intervención manual, dejando únicamente para revisión aquellas incidencias que realmente requieren atención.
Flujo del proceso
📧 Recepción del correo electrónico
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📄 Identificación de la factura
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🤖 Procesamiento documental mediante IA
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📊 Validación de importes según tarifas del ERP
↓
🗄️ Integración con el ERP
↓
📩 Envío automático del resultado a administración
Resultados
Menos trabajo manual
El departamento de administración solo dedica tiempo a revisar incidencias reales en lugar de comprobar todas las facturas recibidas.
Reducción de errores
La validación automática minimiza errores derivados de la introducción manual de datos o la comprobación de tarifas.
Integración completa
La solución trabaja conectada con el ERP y con las reglas internas de la empresa sin modificar el funcionamiento habitual del sistema.
Comunicación automática
Administración recibe automáticamente un resumen indicando qué facturas son correctas y cuáles requieren revisión.
Tecnologías utilizadas
- Automatización documental
- Inteligencia Artificial
- Integración con ERP
- Procesamiento de documentos
- Servicios en segundo plano
- Base de datos empresarial
- Automatización de correo electrónico
Tipo de proyecto
Automatización documental · Inteligencia Artificial · Integración ERP · Empresa industrial
¿Qué problema resolvimos?
Eliminamos gran parte del trabajo manual asociado al procesamiento de facturas, reduciendo tiempos de gestión, minimizando errores y permitiendo que el departamento de administración se centre únicamente en las incidencias que realmente necesitan intervención humana.
